Wie kann das denn bitte gehen, wenn ich mit meiner VA bzw. meinen Kunden keine Kommunikation habe, fragen sich die meisten jetzt. Aber Fakt ist, von einer richtig guten VA hörst du in der Regel nicht viel, weil sie einfach ihren Job macht und dir den Rücken freihält. Sie steckt viel Arbeit in das Vertrauensverhältnis zwischen ihr und dem Kunden rein. Das heißt, sie ist mehr daran interessiert eine langfristige Geschäftsbeziehung zum Kunden aufzubauen, den Kunden und sein Business zu verstehen und qualitativ hochwertige Arbeit abzuliefern, statt Aufgaben abarbeiten, damit sie Geld verdient.

Basics

Vertrauensvoll Zusammenarbeiten

VERTRAUEN SCHAFFEN UND AUFGABEN AUTOMATISIEREN

Im Artikel DIE VORTEILE DER ZUSAMMENARBEIT MIT EINER VIRTUELLEN ASSISTENZ habe ich geschrieben, wie ihr das Vertrauen aufbaut. Damit habt ihr die Basis geschaffen, dass der Kunde euch viel freie Hand lässt bei den Aufgaben, die ihr so zu erledigen habt. Er erwartet keine Meldung mehr, wenn etwas erledigt ist (falls ihr Tools wie Trello, Podio oder Asana verwendet, sieht er es sowieso direkt). Er kann sich einfach darauf verlassen, dass ihr z. B. jeden Montag einen Facebook Post erstellt. Generell könnt ihr wiederkehrende Aufgaben so automatisieren, dass ihr das nur einmal vom Kunden gestellt bekommt und dann immer automatisch arbeitet. Und dass, ohne jemals wieder darüber sprechen zu müssen (ok, leicht übertrieben, aber die Idee ist denke ich klar). Schließlich wollt ihr dem Kunden Zeit einsparen!

Habt ihr euch eure eigene Struktur oder eine gewisse Routine geschaffen, könnt ihr vieles leichter automatisieren. Manche Aufgaben macht man lieber direkt am Montagmorgen, andere wieder eher am Wochenende, wenn man mehr Ruhe hat. Völlig egal, behaltet einen festen Rhythmus bei, auf den der Kunde sich verlassen kann. Nur, wenn ihr davon abweicht, müsst ihr mit dem Kunden kommunizieren.

Der höhere Mensch ist darauf bedacht, zurückhaltend in seinen Worten
und rasch in seinen Taten zu sein.

Konfuzius

TELEFONATE AUF EIN MINIMUM KÜRZEN

Am Anfang müsst ihr bestimmt öfter mit dem Kunden sprechen. Das ist auch wichtig, um einen Eindruck zu bekommen, wie der Kunde tickt und, um sein Business verstehen zu können. Aber gleichzeitig ist es auch eure Aufgabe, genau das schnell hin zu bekommen. Den Kunden jeden Tag anzurufen und ständig Rückfragen zu stellen, sollte relativ schnell eingestellt werden. Damit verschwendet ihr eurer beider Zeiten und wenn es tatsächlich mal vorkommt, dass man etwas so gar nicht versteht, dann muss man offen sein und dem Kunden ehrlich gegenübertreten. Es ist ok, etwas nicht zu können oder zu verstehen, aber es ist nicht ok auf Biegen und Brechen ein Ergebnis abliefern zu wollen, damit man bezahlt wird. In der Regel ist es auch nicht das Ergebnis, was der Kunde von euch erwartet.

TELEFONATE AUF EIN MINIMUM KÜRZEN

Kunden

Braucht der Kunde aber den direkten Kontakt zu euch, dann gebt feste Zeiten vor. Alle Kunden möchten euch am liebsten ständig und immer parat haben. Ihr könnt das auch gerne versuchen, aber aus der Erfahrung kann ich euch sagen, dass ihr dann allen nicht mehr gerecht werdet und die gleiche Qualität an Arbeit leisten könnt, da ihr davon sehr abgelenkt werdet.

Arbeiten als virtuelle Assistenz

Tanja Baumann, Chief VA

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